| 開會時這樣說，你才能得到好點子、解決問題、提早下班！
 文/ 陶比獅 相信大家都有用「討論」解決問題、構思點子的經驗吧？
這種情境，在學校可能被叫作小組討論、在公司則被稱為團隊會議。很多時候，不少人的上班時間被大小會議填滿，只剩下空檔吃飯與上廁所了，所以想要提高上班時的效率與品質，幾乎不能不設法控管這些「大小會議」。 閱讀《改造會議的技術：引出團隊潛力的會議溝通術》時，才發現這本書的內容與技巧，比書名給我的想像更廣！從管理、領導、溝通、發想、回應對技巧的探索與抽象事務具體化，都能有一些不錯的建議！畢竟，「溝通」與「合作」其實無所不在，因為只要有二人以上的互動，不管你願不願意，都能是一個小型「會議」的雛型，如果雙方必須達到某種共識的情形條件下。甚至，當自己一人獨立構思發想企劃，也能運用本書的提問方法，避免思維陷入僵化、或視野短小的困境之中。 「下達指令」、「責罵部屬」、「聽取報告」？都不適合在會議的場合發生
為了發想好點子、達成協議與目標，在團隊之中，人們需要溝通。這種「解決問題」的取向，是本書作者字井克己，所定義且深入介紹的會議型態。因此，在會議的場合，作「下達指令」、「責罵部屬」、「聽取報告」？都不適合！重點在於「營造一個讓大家動腦筋、一起思考具體行動的場域。」，讓參與的人都是高績效團隊的一份子，對話有見地、參與有意願、所有的恍神、離題、個人偏見、沒意見、或是拖拖拉拉沒效率，都不存在！會議得以順利進行，最後，經年累月的累積與調整，成為高績效團隊，領導力也能隨之提升！與其說有能力的領導人能讓會議順利進行，不如換個角度來看，讓團隊成員都能有所成長！ 冗長會議的時間管理，到底怎麼作簡單又有效率？
其實只要幾個小動作，就能讓大家有意識且變成習慣。首先，會議開始時，要掌握三件事情：
1. 確認「會議結束時間」，直接寫在白板上，提高參與者的時間觀念，讓大家為了準時散會增加議程效率。即便時間真的不夠，也可另挑時間再議。
2. 確認討論的「議題與進行的流程」，避免離題或是腦袋空白。
3. 確認「今天的會議，打算討論到什麼程度，得到什麼共識？」 此外，主席不時，在共識議題上，點名作確認，可以讓團隊成員真正參與會議。 沒有人提出意見的時候，該怎麼辦？
沒有人發言不表示沒有想法，只是缺乏發言動機而已。首先，如果領導者平時很少與成員互動，要盡量做全盤否定的結尾或評論，鼓勵多多發言卻又給成員一種「多說無益」的氣氛，自然就很少有意見敢勇於表達了！又不踴躍發言下，所造成的沉悶氣氛，更會讓團隊很難產生積極的意見。 書中提出一個很簡單的方法，當沒人表示看法時，以「兩人一組」輪流發言，一方面終結安靜的場面，兩人一組不會在無言以對，且能激盪出新想法；另一方面不需獨自一人提出意見，能幫助與會者，有安心感，自在貢獻小組意見！ 一旦有人發言後，需要討論的事項或意見很多，如何安排優先順序？
作者以奇異公司(GE)所開發的「得失矩陣」來改造沿用。以事情的「效果(效益)」與「難易度」作為兩個基準，分別為縱軸與橫軸，可分為四個向度：
「效果低執行容易─馬上可行」「效果高執行容易─獲利契機」
「效果低執行困難─浪費時間」「效果高執行困難─必須努力」
由於參與者每個人來自不同的部門或個體，主席必須透過這種矩陣來理解大家意見的差異，而後才能指出會議的目標所在。 許多人際溝通時的技巧，團隊時一樣要謹慎善用！
許多人參與討論時，開頭發言所用到的「不對！」常常並非是為了否定對方的想法而發言，只是為了直說自己的意見，或是補充發言，但是眾目睽睽的當下，卻容易讓對方處於被否定的情緒中，當然，這也會對團隊的合作能力造成影響， 因此，作者建議用「原來如此」代替「不對」，避免否定的情緒影響之後的理解；而發言時，也必須判斷這是「事實」，還是「個人意見」，如果將個人意見當成議題深入討論時，就把會議目標帶往歧途，讓會議毫無生產力。 此外，本書也提供了不少作為主席時如何點評、提高成員解決力的引導技巧，以及針對目標問題激發想像力的提問方法。其實，除了人與人之間的合作，在平時的說話溝通或是進行思考時，都是很有價值的訓練！正如書封所述，你無法避免開會，但是可以學習溝通讓會議更有效率，畢竟 會議的目的是為了解決問題而不是製造更多問題，管理與參與都是一門共生共存的學問，有意識的練習，會讓表現更容易成功！ ...more | 
